Максимальная численность работников на одного кадровика. При какой численности вводится ставка отдела кадров. способа для организации кадрового делопроизводства

Здравствуйте, поясните пожалуйста, сколько штатных единиц по норме на одного кадровика в мед. учреждении, очень интересно, с учетом специфики (воинский учет, мед.регистры, обучение, повышения квалификаций и пр.)

Ответ

Ответ на вопрос:

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе работников по определённой должности, определяет руководитель такой организации по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Действующим законодательством не установлены обязательных для исполнения работодателем нормативов определения численности кадровых работников, в том числе для медицинских или иных организаций.

При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ).

Не пропустите главные кадровые новости!

• 
  Чтобы к 1 января 2020-го получить актуальную штатку, с правками в этом документе нужно определиться заранее.
• 
  Какие ошибки в кадровых документах и процедурах доводят кадровика до суда, как их избежать и что делать, если вам все-таки придется выступать в суде.
• 
  Если инспектор ГИТ не найдет в трудовом договоре этот пункт, он оштрафует компанию на 100 000 руб. Подходить к вопросу формально и брать формулировки из интернета опасно.

Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы. То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций. В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков.

Нормирование труда работников определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или коллективным договором. То есть и в том и в другом случае определение норм труда работников устанавливается по договорённости между работником и работодателем. При этом работникам гарантируется соответствующее государственное содействие.

Одним из проявлений соответствующего государственного содействия является разработка и установление для однородных работ типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда. Типовые нормы труда устанавливаются соответствующим органом государственной власти (Минтрудом, Минздравсоцразвития и т.п.). Такое правило установлено статьёй 161 Трудового кодекса РФ.

Обращаю Ваше внимание, что соответствующие типовые нормы труда не являются обязательными для применения и носят лишь рекомендательный характер.

Конкретные нормы труда для работников (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы), устанавливаются на локальном уровне работодателем по договорённости с представительным органом работников, в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда.

Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников. Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму.

При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать , утвержденные . В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (см. приложение к ответу ниже).

Таким образом, в случае, если в организации нет профсоюза и коллективного договора, то работодатель сам волен определять количество работников кадровой службы.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные .

В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать , утвержденные . В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы

Запланированная численность сотрудников «Альфы» - 500 человек.

Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР - 20, рабочих - 30), увольнять - 45, оформлять пенсию - 20.

На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

№ п/п	Вид выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78	Норматив времени на единицу измерения, Т опi , чел. - ч	, Н врi , чел. - ч	Объем работ за год, V i	нормируемых работ, Т i , чел. - ч
1.	Оформление документов при приеме на работу рабочих	Один сотрудник	таблицы 1	0,46	0,50	30	15
2.	Оформление документов при приеме на работу ИТР	Один сотрудник	таблицы 1	0,74	0,80	20	16
3.	Оформление документов при увольнении сотрудника	Один сотрудник	таблицы 2	0,39	0,42	45	18,9
4.	Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию	Один сотрудник	таблицы 21	3,3	3,56	20	71,2
5.	Составление отчета о численности сотрудников по полу и возрасту и рабочих по образованию	Один отчет	таблицы 23	10,75	11,61	1	11,61
...
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Т н)							3 780

Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Н врi = Т опi × (1 + К: 100),

Н врi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Т опi - норматив времени на единицу измерения;
К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности.

Коэффициент К принят равным восьми ( Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных ).

Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Т i = Н врi × V i ,

Т i - трудоемкость нормируемых работ;
Н врi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
V i - объем работ за год.

Годовую трудоемкость нормируемых работ (Т н) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т н = Т i1 +Т i2 +Т i3 +...+Т in

Трудоемкость ненормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т j = Н врj × V j ,

Т j - трудоемкость ненормируемых работ;
Н врj - нормы времени на выполнение работ, не предусмотренные сборником и установленные на основе местных нормативов методами нормирования труда;
V j - годовой объем работ, не предусмотренный сборником.

Годовую трудоемкость ненормируемых работ (Т нн) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т нн = Т j1 + Т j2 +Т j3 +... + Т jn

Т о = Т н + Т нн

Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Ч = Т о: Ф п,

Т о - общая годовая трудоемкость;
Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год - принимается в среднем равным 1 910 часам ( Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных ).

Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» - 40 часов.

Общая годовая трудоемкость (Т о) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч).

Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч: 1 910 ч).

Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо сотрудников, занимающихся воинским учетом в организации.

Если же кадровая служба выполняет и функции службы охраны труда, необходимо дополнительно в организации на основании , утвержденных .

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Актуальные кадровые изменения

• 
  Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.
• 
  В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.
• 
  Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».
• 
  В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.
• 
  Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.

12 октября – День кадрового работника в России. Сегодня чествуем кадровиков и читаем о том, как непросто (зато весело!) живется представителям этой профессии. Любопытно, что частенько обязанности наших героев выходят за рамки привычных представлений о профессии и представляют собой полноценный HR-функционал.

Зюзина Елена, ведущий специалист по кадрам торговой площадки otc.ru: «Начинается мое утро с пробежки. После пробежки иду будить весь дом. За небольшой промежуток времени нужно успеть все: покормить живность (котопса), собрать и отвести сына в школу, успеть на работу.

Я работаю в компании, у которой есть региональные отделения по всей России. Из-за разницы во времени многие регионы начинают рабочий день раньше, чем я в Москве. Поэтому я знаю, что с утра меня уже ждет большое количество писем и вопросов от сотрудников в электронной почте и в скайпе.

Так, что тут у нас… О, 25 запросов справок с места работы и копий трудовых книжек! Да ерунда:) И нужны сканы, заверенные вот прямо сейчас, потому что рабочий день у регионов уже скоро заканчивается, а «мне в банк идти после работы, ну пожалуйста». Сейчас все будет!

Пока делаю справки и копии трудовых книжек, параллельно общаюсь с проходящими мимо сотрудниками.

Ну вот, уже 11 часов. Прием нового сотрудника. Встречаю, оформляю, провожу по офису, показываю, что и где.

Пока гуляла по офису с новым коллегой, на столе накопились заявления на отпуска. Считаю дни отпуска, смотрю календарь. Ну вот, завтра день выплаты зарплаты. Это значит, что мне нужно все провести и закрыть к зарплате – проверить все отсутствия, неявки, больничные по табелю, оформить все приказы на работу в выходной день.

Пока проверяю табель, вспоминаю, что завтра нужно перевести заместителя руководителя Петрова Ивана Иваныча на должность руководителя. Значит, сегодня еще нужно успеть подготовить изменения в штатном расписании и документы для Иваныча на подпись.

И тут телефонный звонок: «Добрый день, подтвердите, пожалуйста, занятость сотрудника». Подтвержу, конечно. Только про зарплату не спрашивайте, не имею права давать такую информацию.

Ну вот, вроде со всеми текущими вопросами разобралась. Попробую сделать что-нибудь несрочное: скоро нужно в правила внутреннего трудового распорядка вносить изменения. Сижу, формулирую, и тут: «Привет, я хочу уволиться». Ну что ж, печально, конечно, но образец заявления на увольнение я предоставить обязана. Заявление написали, а время уже 17:00. Последний час перед концом рабочего дня – самый спокойный. Поток желающих отправиться в отпуск, оформиться на работу, уволиться и перевестись идет на спад. Можно сделать что-нибудь несрочное, но полезное для работы – разобрать документы в папке, навести порядок.

Вечером бегу в школу за сыном, делаем уроки. А завтра с утра снова начну мою веселую жизнь кадровика».

Наталья Базарова, эксперт по кадровому администрированию АО «ЭР-Телеком Холдинг»: «У меня с детства в голове была картинка – кто такой кадровик. Мне представлялась тетенька, которая сидит на сейфе с документами и трудовыми книжками. Сегодня я занимаюсь кадровым администрированием в крупной федеральной компании и вижу, что все совсем не так.

Кадровик – это в первую очередь не документы, а общение с людьми. Ко мне приходят с самыми разными вопросами – отпуска, переводы, выплаты, поощрения и наказания… Все мы люди, все – разные. И я стараюсь принять и понять каждого, разделяю с ним его опасения и надежды, печали и радости.

Так я и планирую рабочее время: утром веду прием сотрудников по кадровым вопросам, затем работа с документами – отчетность, кадровое администрирование, взаимодействие с государственными органами. Но фактически весь рабочий день продолжаются коммуникации с сотрудниками – консультации, поддержка, поиск возможных решений в рамках закона, которые максимально устроили бы и компанию, и людей.

Наверное, нет больше такого подразделения в компании, которое постоянно взаимодействовало бы со всеми другими направлениями. Конечно, случаются и сложные, нестандартные ситуации. В таких случаях планируем вовлечение руководства, представителей различных служб компании, и в моем рабочем графике появляются новые встречи и совещания.

Мы должны быть всегда на шаг впереди. Поэтому в своем рабочем дне всегда находим время на изучения изменений в законодательстве и нормативных актах (Трудовой кодекс – наше все!), делимся знаниями с коллегами.

Конечно, есть и бумажная работа, но в «ЭР-Телеком» ее количество минимально, в рамках требований законодательства. Это стало возможным благодаря автоматизации. Мы не замыкаемся в себе, и если видим еще процессы, которые можно сделать цифровыми, внедряем это. Поэтому в течение рабочего дня с нашими IT-службами я тоже в тесном контакте.

Так и проходит мой день: общение с людьми, работа с документами, общение с людьми, работа в информационных системах, общение с людьми, изучение новых практик и норм – и снова общение с людьми. И мне это нравится».

Анастасия Бамбурова, руководитель департамента управления персоналом АН «БОН ТОН»: «Все самое интересное начинается в понедельник. Кто сказал, что интенсивность работы должна повышаться постепенно? Наоборот, первый день недели готовит к боевому настроению. В очередь выстраиваются новые задачи. И все дела, запланированные заранее, обретают новый порядок.

Очередной понедельник подтвердил эту аксиому. Уже первые минуты утра подготовили «легкую» встряску. Позвонил сотрудник, который буквально пару дней назад устроился на работу, и сообщил: «Я увольняюсь». Первые мысли: «Что случилось? Почему такое стремительное решение?». Коллектив дружный, все профессионалы, поэтому грешить на команду точно не хотелось. Однако в процессе разговора выяснилось, что дело совсем не в людях. Сотрудник, к сожалению, не рассчитал свои силы. Сложности, связанные с дорогой до офиса, все-таки оказались критичными и «перекрыли» все достоинства новой работы. Мы, конечно, обговаривали данную проблематику, но минусы в теории и на практике – абсолютно разные вещи.

Про себя думаю: «Еще не успела дойти до офиса, как уже увольнение. Чем же еще порадует понедельник?». Подхожу к рабочему месту, мысленно настраиваюсь на чашечку кофе и решение текущих задач строго по плану. Но ситуация складывается в соответствии с афоризмом «успех чаще всего достается не тому, кто все старается спланировать заранее, а тому, кто умеет использовать каждый удобный случай».

Ровно через пять минут после начала рабочего дня обращается сотрудник со словами: «Мне нужен отпуск». Не вопрос. Достаточно написать заявление и через две недели, согласно стандартной процедуре по закону, идти отдыхать. «Мне нужно срочно, с пятницы», – конкретизирует сотрудник. Откуда же спешка? Оказывается, возникли проблемы в семье, и нужно уехать в другой город. Я обязана войти в ситуацию сотрудника и постараться найти выход из проблемы, учитывая интересы обеих сторон – и компании, и самого работника. Задачу мы решили, отпуск согласовали, бухгалтерия предупреждена. Остается попить кофе. Однако не все так просто.

Следующие пятиминутки можно описать как поочередное «паломничество» руководителей в кабинет с диалогами «все пропало» и «что делать?».

День, конечно, был изначально расписан по пунктам. Однако график дел не должен быть закостеневшей конструкцией. Всегда находится место для более важной задачи, требующей решения «здесь и сейчас».

Навык тайм-менеждмента – один из основных в работе кадровика. Расставив приоритеты, я приступила к решению ключевых вопросов и справилась с плотным потоком дел. Замены найдены, зарплата начислена, проблемы сотрудников решены, так что день прошел продуктивно.

Пусть бывает сложно, ответственно и с накалом, но я всегда в тонусе, с улыбкой и оптимистичным настроением».

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится.

На практике случаются две ситуации:

• В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется , нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
• Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг первый...

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

3 способа для организации кадрового делопроизводства

Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение : должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

• Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
• Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

• Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
• Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

Шаг 7. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Электронные трудовые книжки. Отчет СЗВ-ТД. Изменения

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

• работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку или о том, что он выбирает электронный вид.

Об изменениях читайте в статьях:

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС) . Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
• письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
• приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

При аналитически-расчетном методе нормирования затраты рабочего времени рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Нормативы по труду – это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Практическое значение имеет понимание принципиальных различий между нормами затрат труда и нормативами по труду.

Норма трудовых затрат рассчитывается применительно к конкретным задачам и условиям выполнения нормируемого процесса (функции, операции и т. п.) на конкретном рабочем месте исполнителя работы. Величина ее пересматривается систематически по мере изменения условий и организации труда, освоения работы (функции) работником. Норма труда является функцией от нормативных величин при использовании аналитически-расчетного метода нормирования.

Нормативы по труду устанавливаются применительно к типизированным или усредненным вариантам организации кадровой работы на предприятии. Выбор этих условий осуществляется на основе выявления более рациональных типовых вариантов, обеспечивающих достижение максимальных результатов кадровой работы при оптимальных затратах труда ее исполнителей. Нормативы по труду многократно используются для расчета норм времени, обслуживания, численности, других норм трудовых затрат и действуют более длительное время без пересмотра. Это связано с тем, что изменение организационных и других условий по совокупности работ (функций), для которых они проектируются в качестве регламентированных (заранее установленных величин), происходит в более длительный период времени, чем на конкретных рабочих местах.

Аналитически-расчетный метод нормирования труда обеспечивает обоснованность и точность устанавливаемых норм труда, позволяет определять необходимые затраты труда до начала выполнения работы, а также решать другие задачи.

Нормирование аналитически-расчетным методом осуществляется по укрупненным и дифференцированным нормативам по труду. Укрупненными считаются нормативы численности и трудоемкости, нормы числа подчиненных, нормы соотношений, нормы обслуживания. К дифференцированным нормативам относятся нормы времени, нормы времени обслуживания, нормированные задания.

Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях расширения круга обязанностей работников, обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и пр.

Для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых работниками кадровой службы, рекомендуются межотраслевые нормативы и нормы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ):

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);

Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.).

В качестве примера воспользуемся Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением министра труда и социальных вопросов СССР от 14.11.91 № 78, для расчета нормы времени, определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

где Н вр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Т on – норматив времени на выполнение нормируемой работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Н вр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на выполнение процедуры «оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:
Н вр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8:100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

,

где Т н – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нвр.i – нормы времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;

V i – объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;

i = 1, 2... n – виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником , определяется по формуле:

,

где Т нн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч;

Н вр.j – время на выполнение работ (комплекса операций, операций), не предусмотренных сборником нормативов; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;

V j – годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов;

j = 1, 2... m – виды работ, не предусмотренные сборником нормативов.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

.

Численность сотрудников, например инспекторов по кадрам (табл. 1), определяется при условии выполнения ими в течение года всех операций по комплектованию и учету кадров на предприятии при традиционном варианте управления персоналом в следующем порядке:

– на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину;

– с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;

– суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и не предусмотренным нормативным материалом делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Таблица 1

Численность инспекторов по кадрам

№ п/п	Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ (операций)	Влияющие факторы	Номер нормативной таблицы, пункта	Нормативы времени, чел.-ч	Нормы времени, чел.-ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, чел.-ч
	Оформление документов при приеме на работу	Один работник
	Оформление документов при увольнении	Один работник
	Оформление документов работнику при уходе на пенсию по возрасту или инвалидности	Один работник
	Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и пр.	Один работник	Средне-списочная численность персонала – 10 тыс. чел.
	Оформление характеристики на работника	Один работник
	Другие операции
	Трудоемкость нормируемых работ

Формула расчета численности инспекторов по кадрам:

,

где Т о – суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 – из табл.);

Ф п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.,
где 70 – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.
Принято Ч = 3 чел.

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени, по формуле:

,

где Ч ос – среднесписочная численность работников, чел.,

Н обс – норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Ч ос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Н обс) в 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Ч ос / Н обс = 20 500: 490 = 42 чел.

Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств разработан Сборник «Межотраслевые нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», который действует с 1991 г. (Рекомендуется для применения в качестве методического пособия при расчете и разработке норм и нормативов времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы.) Нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту работника, выполняющего комплектование и учет кадров.

Ниже приведены таблицы нормативов времени на операции и процедуры повторяющихся видов работ (функций) (табл. 2–18).

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости период испытательного срока.

На основании соответствующих документов – паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) – заполнение личной карточки работника.

На основании приказа (распоряжения) – запись в трудовой книжке даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 3

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.

В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа (распоряжения) об увольнении.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа (распоряжения) об увольнении.

Выдача трудовой книжки под расписку увольняемому.

Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.

Изъятие личного дела из картотеки.

Запись об увольнении в личном деле и в журнале уволенных.

Комплектование документов для передачи в архив.

Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

Составление отчета об увольнении с работы.

Процедура «Оформление и учет трудовых книжек» состоит из следующего комплекса операций.

1. Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки.

Таблица 4

Примечание. Время на выписку дубликата дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – простановка штампа предприятия или указание его наименования и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии (должности), разряда, даты и номера приказа (распоряжения); отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью: «Выдан вкладыш» (прим. 1 к таблице 5); подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив.

2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях, награждениях и др.

Таблица 5

Примечания.
1. Вкладыш в трудовую книжку вшивается в тех случаях, когда все страницы одного из разделов заполнены.
2. В норму времени включены затраты времени на получение трудовых книжек с места их хранения.

Содержание работы: подборка трудовой книжки; на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа (распоряжения) справки ОВД и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение, изменение разряда), записей о поощрениях, об изменениях фамилии и других сведений; укладка трудовой книжки в сейф.

3. Снятие копии трудовой книжки.

Таблица 6

Наименование операции	Единица измерения	Норматив времени, чел.-ч	Номер норматива
	Одна копия

Процедура «Оформление документов по учету движения кадров» включает ряд операций.

1) Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность.

Таблица 7

2) Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах.

Таблица 8

3) Перевод рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего.

Таблица 9

Содержание работы: на основании документа об образовании, заявления, приказа – запись о переводе на должность служащего в личной карточке, трудовой книжке и журнале; подшивка приказа (распоряжения) в «Дело»; составление приказа и внесение изменения в штатное расписание; приглашение работника, выдача ему бланков и объяснение по поводу их заполнения.

4) Составление и корректировка графика отпусков.

Таблица 10

5) Оформление отпусков.

Таблица 11

6) Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Таблица 12

7) Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения

Таблица 13

8) Оформление листка нетрудоспособности.

Таблица 14

9) Заполнение и выдача справки с места работы.

Таблица 15

Примечание. Время дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: на основании данных личной карточки – запись в бланк справки: фамилии, имени, отчества, должности или профессии работника (при необходимости – месячного оклада или среднего заработка); указание даты выдачи, номера и места предоставления справки; проставление печати; выдача справки о месте работы по просьбе работника или по требованию организации или учреждения.

10) Заполнение и выдача справки на работу по совместительству.

Таблица 16

11) Оформление взысканий.

Таблица 17

Таблица 18

Нормативы времени на выполнение ряда работ

Вид работы

Норматив времени, чел.-ч

Оформление изменения фамилииНа одного работника – 0,11 Подготовка документов и ответов на запросы предприятий, организаций и граждан о работе на предприятииНа один документ – 1,84 Оформление приказа на выплату пособия матери, находящейся в отпуске без сохранения содержания по уходу за ребенком в возрасте до трех летНа один приказ – 0,44 Подготовка и оформление документов для храненияНа один документ – 0,40 Заключение договора на проведение студентами производственной практикиНа один договор – 0,4 Составление списка работников, уходящих на пенсиюНа одного работника – 0,08

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны ЦБНТ и утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 № 23 с учетом мнения Независимых профсоюзов России. Рассмотрение и анализ нормативных материалов позволяют сделать вывод о целесообразности их использования при нормировании работ по документационному обеспечению кадровых служб предприятия (с учетом соответствующих корректировок).

Нормы времени на печатание документов установлены на следующие операции: ввод информации в ПЭВМ, набор текста с вертикальным графлением, без вертикального графления, с использованием диктофона, а также на типовых бланках (формах, таблицах), обработка введенной информации в редакторах Word и Excel.

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним, включение компьютера;

– запуск текстового редактора;

– набор текста, таблиц с необходимым количеством строк и столбцов,

– сохранение набранного текста;

– выход из текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 19

Наименование работы

Группа сложности оригинала

Количество вертикальных граф (колонок) в оригинале

Размер межстрочного интервала

№ нормы

Набор текста с вертикальным графлением

Работа «Набор текста без вертикального графления» включает:

– включение компьютера, запуск текстового редактора;

– набор текста, сохранение набранного текста;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ; выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 20

Нормы времени набора текста без вертикального графления (на один лист – в мин)

– включение диктофона, установка кассеты;

– проверка работы диктофона и регулирование звука и скорости;

– включение компьютера; запуск текстового редактора; набор текста;

– проверка отдельных слов или части текста путем повторного прослушивания записи и при необходимости – исправление ошибок, допущенных при наборе текста;

– выключение диктофона;

– сохранение набранного текста; задание печати на принтер, получение распечатки, считывание текста;

– завершение работы текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 21

Нормы времени набора текста с диктофона (на один лист – в мин)

Работа «Набор текста на типовых бланках (формах, таблицах)» состоит из следующих операций:

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним;

– запуск компьютера и текстового редактора;

– набор текста и его сохранение;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ;

– выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 22

Нормы времени набора текста на типовых бланках (на 100 печатных знаков)

Примечание.
Группа сложности:
I – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
II – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;
III – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста. Мелкий типографский или компьютерный шрифт.

Таблица 23 Нормы времени на обработку введенной информации в текстовом редакторе Word

Наименование работ	Единица измерения	Норма времени, мин.	№ нормы
Включение компьютера и запуск операционной системы Windows	Одно включение
Запуск текстового редактора Word	Один запуск
Создание файла в текстовом редакторе Word	Один файл
Загрузка файла в текстовом редакторе Word	Один файл
Перемещение по набранному тексту спомощью полосы прокрутки	Один лист
Удаление фрагментов текста (выделить фрагмент; удалить фрагмент)	Один фрагмент
Перемещение (копирование) фрагментов текста (выделить фрагмент; переместить (скопировать) фрагмент)	Один фрагмент
Копирование фрагментов текста в буфер обмена (выделить фрагмент; скопировать фрагмент)	Один фрагмент
Поиск и замена фрагментов текста (задать объект поиска и объект замены; найти и заменить)	Один цикл поиска и замены
Настройка параметров переноса слов	Одна настройка
Настройка параметров страницы (задать отступы, размер бумаги, макет)	Одна настройка
Изменение шрифта	Одно изменение
Изменение размера шрифта	Одно изменение
Форматирование текста в колонки (задать число и ширину колонок)	Один раздел
Форматирование текста (выделить фрагмент текста, задать шрифт, размер, начертание, эффекты)	Один фрагмент текста
Форматирование абзацев (выделить абзацы, задать отступы, интервалы и положение на странице)	Один фрагмент текста
Вставка колонтитулов	Один колонтитул
Форматирование колонтитулов	Один колонтитул
Вставка сносок	Одна сноска
Удаление сносок	Одна сноска
Вставка оглавления
Верстка текста (расположение содержимого документа на страницах согласно принятым правилам)	Один лист
Создание таблиц (создать таблицу с заданным числом строк и столбцов)	Одна таблица
Форматирование таблиц (выделить фрагмент, задать высоту строк, ширину столбцов, границы и заливку)	Один фрагмент
Вставка строки (столбца) в таблицу	Одна строка (столбец)
Удаление ячеек, строк, столбцов (выделить и удалить ячейки, строки, столбцы)	Одна ячейка, строка (столбец)
Объединение и разбиение ячеек (выделить и объединить или разбить группу ячеек)	Одна группа ячеек
Разбиение таблицы	Одно разбиение
Вставка формул (задать тип и параметры формулы)	Одна формула
Вставка рисунков (выбрать источник вставки, вставить рисунок)	Один рисунок
Форматирование рисунков (задать цвета, линии, размер, положение, обтекание)	Один рисунок
Проверка правописания	Одно слово
Вставка специальных символов (выбрать и вставить символ)	Один символ
Предварительный просмотр перед печатью документов	Один лист
Печать документов (задать область и параметры печати, запустить печать)	Одно задание на печать
Работа с почтовыми конвертами (задать параметры конверта)	Один конверт
Сохранение файла (задать параметры сохранения, сохранить)	Один файл
Завершение работы редактора Word (закрыть файлы, закрыть редактор)	Одно завершение работы
Создание папки	Одна папка
Копирование файла в среде Windows	Один файл
Переименование файла в среде Windows	Один файл
Удаление файлов (папок) в среде Windows	Один файл (папка)
Завершение работы Windows и выключение компьютера (завершить работу запущенных программ, завершить работу Windows)	Одно завершение работы

Таблица 24

Нормы времени при использовании редактора Microsoft Excel в работе оператора электронного набора

Наименование работ	Единица измерения	Норма времени, мин.	№ нормы
Включение компьютера и запуск Windows	Одно включение
Запуск программы Microsoft Excel	Один запуск
Рабочие листы
Передвижение по рабочему листу с введенными данными с помощью полосы прокрутки	Один лист
Редактирование данных: выделить ячейку или группу ячеек, набрать с клавиатуры необходимую информацию	Одна ячейка
Удаление содержимого ячейки (группы ячеек)	Одна ячейка (одна группа ячеек)
Суммирование строк и столбцов с помощью кнопки “Автосуммирование”: задать формулу суммирования, выделить нужный диапазон, просуммировать	Одно действие
Составление формул для вычисления или преобразования данных: ввести адрес ячейки или блока ячеек	Одна ячейка
Изменение количества ячеек, строк, столбцов: выделить, удалить ячейку (строку, столбец); вставить пустую ячейку (строку, столбец)	Одна ячейка (одна строка, один столбец)
Изменение местонахождения столбцов: выделить и перетащить с помощью манипулятора рамку столбца на нужное место	Один столбец
Рабочие книги
Перемещение по рабочей книге, используя кнопки прокрутки ярлычков	Одно действие
Удаление листов	Один лист
Перемещение листов	Один лист
Переименование листов	Один лист
Построение диаграмм
Создание диаграмм: выбрать команду (для построения на новом листе), выделить данные, которые будут использованы в диаграмме	Одна диаграмма
Указать тип и вид диаграммы; добавить заголовок и обозначения осей	Одна диаграмма
Редактирование диаграмм
Изменение данных диаграммы: выделить новый ряд данных и внести их на диаграмму	Одно действие
Удаление ряда данных из диаграммы	Одно действие
Переупорядочивание данных на диаграмме	Одно действие
Изменение типа диаграммы	Одно действие
Вывод на печать рабочих листов и диаграмм Предварительный просмотр рабочих листов на компьютере: проверить расположение строк и столбцов, наличие справа абзаца	Один лист
Настройка параметров страниц: разбить документ на страницы; задать подходящие поля; снабдить колонтитулами и заголовками каждую страницу	Один лист
Вывод на печать: вывести документы на печать, предварительно указав область печати, выделив внедренную диаграмму	Одно действие

Примечание к таблицам.
Единица измерения одного листа: 2 Кбайт; 1 Кбайт = 1024 байт; 1 байт – единица емкости запоминающих устройств компьютера, характеризующая элемент памяти, в котором можно хранить 1 символ (букву, цифру, специальный знак).