История

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Правила заполнения и ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров форма ко 3

Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?

Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.

Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.

Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:

Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;

Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.

Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия . Размер его определяет Центробанк - он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

Конкретное название документа.
Название организации.
Код по общему классификатору (ОКПО).
Период начала и окончания заполнения.
Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа - о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило - соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Ведение бухучета на фирмах, предприятиях, торговых точках осуществляется с оформлением документации различной направленности и характера – платежных ведомостей, счетов по оплате, зарплатных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров.

Оформление такой документации согласно существующему порядку требует занесения их в особую форму учета – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Данная процедура значительно упрощает контроль документооборота компании, кроме того позволяет вычислять конечный сальдо за любой необходимый период.

Журнал регистрации таких документов имеет унифицированную форму, которая ранее являлась обязательной для всех видов собственности и ее соблюдение строго контролировалось.

Такая принятая форма имеет кодировку №КО-3 (ОКУД 031003) и была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88 .

Даже в том случае, если принятая внутренними порядками форма журнала учета будет несколько отличаться от общепринятой, в основном состоять она будет из двух частей :

Первая часть (отображается в левой части) . В ней отражаются основная информация и характеристика кассовых ордеров, по которым осуществился приход – постановка на учет денежных средств;
Вторая часть (отражается справа) . В ней фиксируют сведения о кассовых ордерах, отвечающих за расход и снятие с учета денежных средств с баланса фирмы или организации.

Все подобные документы заносятся в журнал учета в соответствии с присвоенными порядковыми номерами, датами оформления, суммами, которые проводятся по учету, а также с примечаниями, которые отражают тип и суть производимых на основании их операций.

Касаемо собственной формы такого журнала, которую каждое предприятие или организация может разработать самостоятельно, можно отметить:

Законодательством установлена возможность разработки собственной формы учета приходных и расходных кассовых ордеров. Конкретно, на допустимость такого действия указывает часть 5 статьи 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».
К разработке собственной формы допускаются не все должности, которые имеют доступ к ПКО и РКО фирмы – право на ее составление имеют главный бухгалтер организации либо лицо, которое отдельным приказом или должностными обязанностями уполномочено вести бухучет.
Утверждать вид собственного журнала имеет право исключительно руководитель предприятия.
Составление собственной формы журнала учета ПКО и РКО имеет смысл только в том случае, если конкретной организации необходимо отражать более подробные детали и характеристики производимых операций, чем предполагает типовая форма. В остальных случаях наиболее оптимальным решением будет все-таки использование общепринятой формы.

Отдельно стоит отметить, что при желании допускается ведение книги регистрации кассовых документов в электронном виде. Однако, такой вариант допускается только в том случае, если организация выполнила необходимое оформление электронной подписи, положенное в таких случаях.

В форму журнала регистрации документов вносятся как основные бумаги предприятия, так и другие, дополнительные, которые также отражают списание или постановку на учет денежных средств:

Особенности составления

Журнал регистрации имеет такие особенности своего оформления и составления:

Заведение подобного способа учета осуществляется на промежуток времени, определенный внутренними порядками или уставом организации.
Все страницы документа обязательно нумеруются, прошиваются и на бумажной пломбе, которая клеится на прошивочную нитку, ставится печать организации. Также отдельным порядком может быть предусмотрено наличие на ней подписей руководителей структурных подразделений (начальника отдела, управляющего, старшего по званию).
В том случае, если заполнение документа осуществляется вручную, то допускается использовать для этого шариковую ручку или чернил синего цвета.
Титульный лист журнала должен содержать в себе такую информацию: название документа, наименование учреждения или структурного подразделения организации, учет документации которой ведется в данном журнале, дата начала занесения сведений и дата окончания при его закрытии, фамилия, имя и отчество, а также должность сотрудника, который ответственен за ведение журнала.
Основная часть документа содержит в себе одинаковые листы, состоящие из основной таблицы. Таблица содержит в себе информацию, касающуюся реквизитов и основных показателей расходных и приходных кассовых ордеров.

Информация о них заносится в определенные строчки и столбики журнала и состоит из таких пунктов:

Дата составление ПКО. Отдельно стоит отметить, что само составление и проведение должны совпадать с фактическим временем оприходования средств.
Номер ведомости, который носит индивидуальный характер и присваивается обычно по порядковой нумерации подобных документов компании.
Величина денежных средств, которая зафиксирована в ПКО и была внесена в кассу предприятия или фирмы.
Часть, отведенная под примечания, в которой отражаются особенности, сопровождающие составление документа – указание лица, от которого была получена определенная сумма средств, другая причина, по которой происходит их оприходование, источник, из которого пришли средства, другие данные.
Дата, на которую был составлен РКО. При его занесении ответственное лицо обязательно должно учитывать факт, что непроведенные операции не могут отражаться в таком журнале. Некоторые материально ответственные лица практикуют оформление таких документов «наперед», но такие действия чреваты необходимостью возврата денег назад, если они не были использованы. Занесение же РКО в журнал потом придется устранять, а такое действие категорически запрещается.
Номер документа по внутренней порядковой нумерации расходных документов. Зачастую каждый новый календарный год обнуляется расчет таких ордеров, и нумерация начинается с первого.
Сумма, которая была выдана из кассы на определенные нужды. Это может быть произведение оплаты поставщикам, другие расходы. Не допускается никаких округлений – величина, указанная в РКО должна в точности совпадать с цифрой, которая будет фиксироваться в журнале.
Отдельные комментарии, которые сопровождают расходный документ и указывают причину, по которой он создан, кому выданы средства и, возможно, характер их использования.

При заполнении журнала обязательно нужно учитывать требование соблюдения сквозной нумерации документов по приходу и расходу средств.

К примеру, если указан РКО за номером 48, то следующим за ним должен обязательно идти 49. Таким образом осуществляется дополнительный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета и составления документов, подтверждающих движение средств фирмы.

При заполнении не допускается совершение любых ошибочных действий . Естественно, если заполнение журнала не производится автоматически при помощи учетной программы, то, в связи с человеческим фактором могут возникать ситуации ошибочного внесения данных.

Что же делать в таком случае? Если ответственное за заполнение лицо замечает ошибку, ее необходимо сразу исправить и поставить дату уточнения, а также свою подпись. В некоторых организациях требуется также отразить слово «исправлено».

Применение

Применение книги регистрации кассовых документов производится в следующих целях :

Необходимость отдельной фиксации документооборота для усиления контроля и ведения учета.
Усиление мер безопасности в организации. Данное обстоятельство связано с подделкой документов для незаконного получения денежных средств обманным путем. В таком случае любой ордер или ведомость, не внесенные в журнал регистрации или с задвоенными номерами, не смогут стать основанием для выдачи денежных средств.
Возможность осуществления дополнительной сверки зарегистрированных операций в журнале со всеми проведенными документами по учету и выявление ошибок, если они будут.
Регулирование финансовых операций организации со стороны контролирующих органов РФ.
Осуществление контроля за соблюдением требований по лимиту кассы – предельному значению денежных средств, которое может находиться на конечный период в кассе организации.

Оконченный журнал (заполненный полностью) подлежит хранению в архиве организации в течение срока, установленного для подобного вида документов – пять лет . В случае необходимости проверки контролирующие органы имеют право изъять его для ознакомления с движением денежных средств фирмы, выявлением неточностей и определения законности операций.

В том случае, если в учете движения денег были замечены любые нарушения по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам это может грозить наложением штрафа в размере от 4 тыс. рублей для МОЛ и до 50 тыс. рублей для фирм и организаций.

Заполнение ПКО и РКО представлено в данном видео.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму КО-3. Разберемся, что это за журнал, как его заполнять и какие документы необходимо регистрировать в нем. Скачать бланк журнала форма КО-3 можно ниже.

Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Какие кассовые документы нужно регистрировать в журнале КО-3? Прежде всего это, конечно, приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Образец заполнения приходника представлен в , с расходным ордером можно познакомиться . Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается .

Образец заполнения журнала форма КО-3

Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.

Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.

Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть - для расходных.

Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

Присвоенный организации код ОКПО,

Наименование организации,

Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру